-------------------------------------------------------------------------------1. Pendahuluan
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh lingkungan organisasi. Organisasi dihubungkan dengan elemen-elemen lingkungan melalui arus sumberdaya fisik maupun konseptual. Organisasi berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumberdaya (termasuk informasi). Strategi keunggulan kompetitif berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran distribusi ke pelangan.
Sumberdaya informasi tidak hanya sekedar data dan informasi, melainkan mencakup pula perangkat keras, peripheral, perangkat lunak, para spesialis informasi, dan para pemakai informasi.
Ketika manajer menyadari bahwa informasi sebagai suatu sumberdaya strategis, mereka menetapkan berbagai kebijakan untuk menerapkan sumberdaya tersebut secara strategis dan menindaklanjutinya. Sehingga akan memberikan keyakinan bahwa kebijakan tersebut dijalankan. Aktivitas tersebut dinamakan dengan manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM). IRM merupakan konsep yang mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, yaitu CIO, SST, SPIR, dan end-user computing. Dengan demikian IRM memberikan kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
2. Perusahaan dan Lingkungan Sekitarnya
Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai berikut :
- Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.
- Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai.
- Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang mengoperasionalkan jalannya perusahaan.
- Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan.
- Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama
- Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
- Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan lokal yang memberikan kendala-kendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan berupa pembelian, informasi dan dana.
- Masyarakat global, daerah operasi perusahaan.
3. Peranan TI dalam Organisasi
Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki 3 peranan utama, yaitu :
a. Looking Inward;
Teknologi informasi akan memandang perlu adanya perbaikan proses atau struktur di dalam organisasi. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode Rancang Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering – BPR) atau melalui metode Restrukturisasi Organisasi. Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada Modul ke 3.
b. Looking Outward
Teknologi informasi akan mendorong peningkatan penjualan produk atau jasa serta pelayanan sehingga memiliki keunggulan yang kompetitif.
c. Looking Across
Membuat hubungan antar/dengan organisasi lain yang dikenal dengan istilah Interorganizational system – IOS. Langkah tersebut dilakukan dengan memanfaatkan metodologi pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI).
Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu :
- Perangkat keras komputer (Hardware)
- Perangkat lunak komputer (Software)
- Spesialis informasi
- Pemakai
- Fasilitas
- Database, dan
- Informasi
5. Perencanaan Strategis Informasi
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis, karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya. Selain itu juga menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Perencanaan strategis juga disusun pada bidang-bidang fungsional perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya. Pendekatan yang dilakukan bisa dalam bentuk masing-masing yang saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR).
6. End-user Computing
Tidak semua orang yang ikut serta dalam End-user computing (EUC) memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Konsep EUC dapat dilihat kembali pada Modul ke-1. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) golongan berdasarkan tingkat kemampuan komputer mereka, yaitu :
a. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users)
Sebagian end-users tidak mampu membuat perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh peran lunak berbasis windows dan Mac.
b. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users);
Sebagian end-users memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Mereka dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
c. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmers);
Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC, PASCAL, atau C++ dan dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
d. Personil pendukung fungsional (functional support personnel).
Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional tersebut adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
Sumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Hal tersebut karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi. Manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :
• Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD informasi yang unggul;
Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai keunggulan kompetitif atas pesaingnya.
1 Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;
Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan, dan pemasaran.
2 Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak;
CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan (bukan hanya operasi jasa informasi). Hal tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
3 Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;
Para eksekutif yang terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
4 Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi;
Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
5 Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing;
Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.
Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah, tetapi bekerja sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam penerapan IRM, yakni :
a. Lingkungan perusahaan;
Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menuadari perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.
b. Eksekutif perusahaan;
CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.
c. Bidang/area fungsional;
Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya.
d. Sumberdaya informasi;
Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam area pemakai.
e. Pemakai;
Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC.
8. Ikhtisar
Lingkungan perusahaan terdiri dati 8 (delapan) elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, yang mencakup para pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pasaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen tersebut membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumberdaya akan mengalir anatar perusahaan dan elemen-elemn lingkungan.
Perusahaan dapat mencapai keungulan kompetitif dengan memproduksi margin yang lebih besar dari pesaingnya. Margis tersebut adalah nilai produk atau jasa dibandingkan biayanya.
Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki tiga (3) peranan utama, yaitu Looking Inward, Looking Outward dan Looking Outcross. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Salah satu bentuk usaha yang dilakukan adalahnya dengan digunakannya konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut. Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content, context, dan infrastructure. Selanjutnya dilakukan Virtual value chain, yakni memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan pendistribusian data dan informasi.
Sumberdaya informasi mencakup perngkat keras, perangkat lunak, fasilitas, database, apesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumberdaya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumberdaya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.
Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang.usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metode tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR). Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya informasi bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan startegis.
Tugas SPIR menjadi semaki rumit karena meningkatnya end-user computing – EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan ada yang memiliki keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system yang dikembangkan oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative sederhana, DSS, dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.
EUC akan terus ada. EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat EUC berkaitan dengan system yang buruk sasarannya, system yang rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilngnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko tersebut dapat dikurangi dengan pengendalian manajemen.
Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen sumberdaya informasi (information resource management – IRM). IRM berkembang jika :
a. Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif;
b. Para eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama;
c. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka;
d. Para eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat perencanaan strategis;
e. Terdapat suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal;
f. Rencana tersebut membahas end-user computing.
IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi, dan para pemakai.
